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7 coisas que toda empresa precisa saber sobre home office

Edição: 12/2014

O trânsito caótico e o alto custo do metro quadrado comercial nas grandes cidades promoveram o home office de tendência a necessidade. Cada vez mais empresas estão adotando a solução de enviar parte dos seus colaboradores para executar parte de suas tarefas remotamente. Com isso conseguem reduzir custos, aumentar a produtividade, atrair e reter talentos, reduzir o absenteísmo e atingir metas de sustentabilidade.



Mas apesar de todas as vantagens para as empresas, e para as pessoas que nelas trabalham, o teletrabalho é um assunto que ainda gera muita insegurança entre os gestores brasileiros. Com o objetivo de reduzir esta preocupação e garantir que mais pessoas se beneficiem com o trabalho portátil, vou apresentar as respostas para as principais questões geradas pelo assunto, e tentar derrubar os maiores mitos sobre o trabalho realizado em espaços alternativos à empresa.

1. O funcionário não vai tomar chá de sumiço
Um dos maiores medos gerenciais com relação ao home office é a percepção de perda de controle. Para muitos gestores, um colaborador remoto é uma pessoa a menos na equipe.

Existem diversas configurações de trabalho a distância e em nenhuma delas o colaborador fica isolado da empresa. Basta notar que na maioria dos casos o trabalho é realizado remotamente somente dois ou três dias da semana.

E mesmo nos casos onde o trabalho é realizado 100% home based (como nos programas de teleatendimento, por exemplo), os colaboradores devem participar de reuniões presenciais na empresa no mínimo a cada 15 dias, para receber feedbacks ou alinhar as tarefas com seus gestores.
Além disso, a tecnologia atualmente permite que gestores fiquem em constante contato com sua equipe, seja através das ferramentas de comunicação ou dos aplicativos de gestão remota de tarefas.

2. Quem paga a conta é a empresa. Ou o colaborador. Ou ambos.
Não existe regra fixa na hora de dividir os custos de um programa de trabalho remoto.

Algumas empresas pagam toda a conta: mobiliário, equipamento, capacitações e custos fixos do home office (energia, telefone e banda larga). Outras oferecem somente os treinamentos ou contribuem com os gastos fixos, depositando mensalmente uma ajuda de custo. Existem ainda as que restringem a participação no programa a colaboradores que já possuem notebook e celular da empresa, economizando assim nos investimentos com equipamento.
Cada caso é um caso, e a divisão de custos vai depender dos itens estabelecidos no guideline de cada programa de trabalho portátil e das políticas de cada empresa.

3. O home office não é um fora-da-lei
Muitas empresas resistem ao home office por questionar sua adequação à legislação brasileira.

A partir da alteração do artigo 6º da CLT em 2011, os direitos de quem trabalha a distância foram equiparados aos de quem trabalha na sede da empresa. Com isso, definiu-se um expediente de trabalho remoto com horário para começar e para terminar. Contatos e demandas além destes limites, caracterizam hora extra. A lei, portanto, valida as atividades remotas desde que estejam limitadas dentro de uma jornada de trabalho. Este formato funciona bem com alguns tipos de atividades, como por exemplo, o teleatendimento.

Quando há a necessidade de estabelecer um horário mais flexível de trabalho, muitas empresas optam pelo contrato sem horário núcleo, onde não há controle de jornada, nem pagamento de horas extraordinárias.

Para trabalhadores externos (vendedores, por exemplo) e ocupantes de cargo de confiança existe ainda a exceção contida no artigo 62 da CLT, que também permite contrato sem definição de jornada, em casos específicos.

E finalmente existem as ferramentas que limitam (ou evitam) o contato telefônico ou por e-mail de gestores a colaboradores fora dos horários de expediente, reduzindo a possibilidade de eventuais ações trabalhistas.

Qualquer que seja o caso, é fundamental envolver o departamento jurídico da empresa nas discussões e definições de um programa de trabalho portátil. E, se necessário, contratar uma assessoria especializada no assunto.

4. Tamanho não é documento
A impossibilidade de implementar um programa de trabalho portátil é muito mais uma questão cultural na empresa do que uma limitação relacionada ao seu porte. Algumas pequenas e médias empresas relacionam sua importância no mercado com a área física de escritórios, a quantidade de estações de trabalho e o número de funcionários presentes. Para estas empresas, estes elementos representam um símbolo de status. Manter esta estrutura funcionando é um custo que nem sempre compensa.

Quando não têm a necessidade de manter esta imagem, empresas de qualquer porte podem implementar um programa de trabalho portátil e aproveitar seus benefícios: atração e retenção de talentos, aumento na produtividade e redução de custos. Para isso, basta que algumas de suas atividades sejam compatíveis com o trabalho à distância.

E nos casos em que a empresa precisa crescer, esta modalidade permite ainda que se façam novas contratações sem a necessidade de aumentar o espaço físico de escritórios, economizando assim em custos imobiliários e gastos extras com energia.

5. Os trabalhadores brasileiros são dignos de confiança
Infelizmente, existe um senso comum de que no Brasil somos todos folgados e malandros. Por isso, muitas empresas associam o teletrabalho com perda de controle e redução na produtividade.

Aqui, como em qualquer lugar, existem realmente pessoas que exigem um monitoramento constante, procrastinam, costumam faltar ao trabalho e mesmo quando estão presentes são dispersos e improdutivos. Estes, com razão, não podem trabalhar em home office.

Mas há também – e cada vez mais – trabalhadores brasileiros responsáveis, disciplinados e éticos. Colaboradores com foco em resultados e que farão o impossível para entregar um excelente trabalho e assim manter o privilégio de trabalhar remotamente.

Cabe à empresa encontrar, recrutar, selecionar e capacitar os candidatos ideais ao trabalho portátil, para que possam reproduzir sua alta performance trabalhando bem de qualquer lugar.

Nos próximos artigos vou apresentar quais são as características mais importantes aos candidatos a home office.

6. Segredos são protegidos
Existe uma percepção de que dados sigilosos e informações confidenciais da empresa poderão ser pirateadas no caminho que fazem entre o colaborador remoto e a empresa. O risco de que isso aconteça é mínimo, pois a tecnologia já oferece diversas ferramentas que permitem a transmissão de dados e o armazenamento de informações com total segurança, mesmo que o trabalho seja realizado a distância.

Entre as soluções estão as VPNs (Virtual Private Networks), que criptografam a comunicação via internet entre colaborador remoto e empresa; e as VMs (Virtual Machines), que permitem que todas as informações de que o colaborador precisa para trabalhar sejam acessadas virtualmente de qualquer lugar, enquanto na realidade estão armazenadas nos computadores da empresa.

7. Todo mundo sai ganhando
O trabalho portátil é o melhor dos dois mundos. Um programa de home office permite que a empresa economize em custos imobiliários e ao mesmo tempo aumente a motivação – e portanto a produtividade – dos colaboradores. Também possibilita a atração e retenção de talentos e a inclusão de pessoas com deficiência. Além disso, diminui os deslocamentos casa-trabalho, reduzindo a perda de tempo em congestionamentos e com eles o estresse dos trabalhadores. E, finalmente, permite que os colaboradores tenham uma vida mais saudável e passem mais tempo com suas famílias: um ganho enorme em qualidade de vida.

Por que as empresas devem adotar o trabalho portátil?
O cenário mudou. O Brasil cresceu muito nestes últimos anos e a infra-estrutura viária das cidades não acompanhou este desenvolvimento. Além disso, a grande competitividade no mercado global está obrigando a indústria nacional a produzir mais com menor custo. E finalmente, a nova geração de talentos tem buscado um formato mais flexível de trabalho e por isso escolhe trabalhar somente em empresas que ofereçam este tipo de benefício.

Esta é uma realidade completamente nova para as empresas brasileiras. Muitas estão se adaptando e vão evoluir. Outras permanecem resistentes e podem não sobreviver.

O trabalho portátil é uma excelente solução para se adaptar a esta nova e desconhecida paisagem corporativa. Transferir parte das atividades para que sejam executadas remotamente reduz o impacto do déficit viário, potencializa a produção, otimiza custos, atrai talentos em busca de flexibilidade e reduz o turnover na equipe. Quem considerar o trabalho portátil para as questões que se apresentam, terá maiores chances de continuar no jogo.

Fonte
Pequenas Empresas & Grandes Negócios
 

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